你不知道的事
——揭阳一中校友总会年会幕后花絮
嘿，前不久你的朋友圈被一中校友总会年会的活动刷屏了吗？
此处，应有一段开场白——
揭阳一中校友总会2016年年会已经圆满落幕，这场盛会在一中校友之间引起广泛关注，赢得各方点赞。会务无小事，办好一场大会离不开每个工作人员的辛苦付出，离不开每个小细节的仔细推敲琢磨。然而，关于年会台前幕后的小事，校友们知道的可能并不多。下面，就让广州校友会秘书处与大家分享一下吧。
（年会大合照，你看到了多少熟悉的身影？）
校友会年度大事，提前两个月全面推进会务工作
自去年在汕头南澳2015年年会上接过承办2016年年会的任务后，广州校友会就将筹备工作列为2016年头等大事。今年1月份，广州校友会举办理事会三次全会时就将年会筹备简案及预算方案提交理事们审议；5月初的常务会长会议就确定会议筹备的调子，启动前期筹备工作；6月初秘书处召开第五次全体会议后，就开始全方位筹备会务。本次年会的会务做得好，得益于从筹备早期就将会务版块化，会务细分为文案统筹、经费统筹、物资统筹、酒店对接统筹、联络接待统筹、宴席统筹、设计统筹、接待游览统筹、文艺节目统筹、摄影录像统筹、布场与现场会务前期工作统筹等10多个版块。
（6月4日秘书处第五次全体会议现场）
确定了每个版块的负责人后，开始了会务工作的前期准备。秘书处的小伙伴们其实都是利用自己工作之余的闲暇时间来承担校友会的工作，日常联系多数是通过微信和电话的线上沟通来完成的。每个版块的相关人员都在微信上建立微信工作群，方便工作人员之间的交流。前期筹备工作主要是筹集经费及物资、发出会议通知及统计各方参会回执信息、对接酒店、布场设计、文艺节目准备等等。其中各项工作一环紧扣一环，需要各版块默契配合、灵活应变。
（以上微信工作群截图还只是冰山一角呢！）
7月初再次召开各版块主要负责人的线下会议，这是一次持续时间长达6个小时的工作会议，从中午前一直开到傍晚。开会讨论过程中，我们将每一个版块的每一项内容、每一个细节以及可能出现的每一个问题都列出来，仔细斟酌互相商讨最终定下方案。本次会务总指挥谢少波执行会长、执行总指挥林绍雄常务副会长都有着几十年的会务经验，秘书处几位秘书长也都有丰富的活动筹办经验，秘书处骨干成员也经历过“7.13千人校友大会”及无数次中小型活动的磨练。这业余会务团队有专业带领人和专业骨干，团队中有曾在艺龙公司负责酒店对接的，有在省级社团负责办公室工作的，团队会务经验多、默契好、战斗力强！与会的每个工作人员都认真做着会议记录，全程参与每个版块的工作讨论，了解整个年会活动的流程以及各版块之间的衔接与合作。本次会议确定了现场的工作人员分组，会议结束后小伙伴们又继续在线上展开讨论与会务跟进，将所有会务工作分给各个小组进行落实执行。在6月中旬直至年会前夕，每天打开微信都会看到会务工作群上各种消息与通知，一个月下来，大家差不多都习惯了每天打开微信先看看工作群有什么新进展、有哪些新问题需要解决。充足而又细致的前期沟通协调工作，为本次年会会务的成功打下了妥妥的基础。
（7月初年会工作各版块负责人会议现场）
年会活动前夕，部分工作人员已经到现场接待提前到达的母校老师团和远道而来的兄弟校友会代表团，负责酒店宴席以及布场等的工作人员也提前在会场准备相关工作。当晚，工作人员开会讨论最新的工作细节，一直开到十一点半，部分工作人员回到房间后还继续优化座位安排等会务细节，奋战到凌晨三点。
（微信工作群凌晨三点的消息记录截图，小伙伴们真的辛苦了！）
到了会议当天，一早8:45全体工作人员就全部到位，召开工作会议，发放工作服和现场工作安排表等物资。紧接着，近50名小伙伴投入到紧张而有序的现场会务！
（会前总部署，打了满满鸡血迎接一整天的会务工作）
所以，如你所见，台前一场盛会，幕后无数小会！
一起来找茬，这些细节你注意到了吗？
众所周知，广州校友会拥有强大的秘书处，办会经验丰富，办得了千人大会，一年啃得下数十场中小型活动。盛名之下，秘书处必须为荣誉而战。在筹备过程中，本次年会总统筹杨研书常务副秘书长就一直强调一个调子，要在细节上体现我们的办会水平。那么，关于本次年会上的细节，你都注意到了吗？
（年会活动现场签到处海报设计稿）
本次年会的背景板、签到处海报、母校高考喜讯、会议手册、工作服、胸卡、艺术团歌谱封面等等关乎设计的内容都是秘书处设计组的工作人员经过多次讨论、细节性修改了近10次后的成果。值得一提的是，背景板的设计思路便来自常务副秘书长79届杨研书校友，他说：“校友总会年会在广州举办，要体现母校和广州两个元素。广州校友会在珠江畔，母校在榕江北河边，都在江边。但在我们心中，广州校友会和母校揭阳一中距离只是一江之隔，很近，很近……”
（年会活动现场背景板设计稿第一稿）
（年会活动现场背景板设计稿第二稿）
（年会活动现场背景板设计稿最终版）
签到处海报和指引海报、会议手册、胸卡等的设计与背景板设计都是保持一致，显得统一又雅观，得到与会嘉宾的赞许。但是胸卡设计又有小小细节的体现，比如，为了防止胸卡摆动后正面无法时刻朝上，我们将胸卡两面印刷，这样子不管如何佩戴，都能让对方直观看到胸卡内容。比如，为了方便校友们之间交流和辨认身份，胸卡在文字内容上做了小小区分。参会人员胸卡分为了嘉宾证、代表证、工作人员证、艺术团团员证等8种。比如，为了方便工作人员在签到时更好地区分与会人员的具体身份，我们在挂绳上以颜色做区分：
嘉宾：绿色绳子
母校领导、老师：枚红色绳子
各地校友会代表：橙色绳子
广州校友会代表：浅蓝色绳子
工作人员、演出人员：深蓝色绳子
（年会参会人员胸卡设计稿）
（胸卡实物照片）
此外，为了方便工作人员身份的辨认，广州校友会秘书处还特意定制了工作服（也是由热心校友赞助的喔）。现场工作人员统一衣着装扮，既方便与会人员辨认，也呈现了广州校友会秘书处人精神焕发、整齐划一的面貌，成为会场上一道靓丽的风景。
（秘书处工作人员工作服设计稿）
（看，签到处的一中俊男靓女！）
而以上胸卡卡套、工作服、绶带等物资的设计，还考虑到要可以留在秘书处循环使用，做到勤俭节约、简朴办会。
你看得到的就是我们做到的，你看不到的我们也做到了！
签到处的签到表、现场座位上摆放的人手一份的会议手册、宴席座位表、大合影站位表等等，也许你看到的就是简单的会议议程、与会人员名单、工作人员名单、节目单等内容，但这其中饱含了秘书处工作人员的辛苦劳动。从一开始基本内容的确定，到最后打印出来送到与会人员手上，这过程中有很多的意外发生。且听小编娓娓道来。
（会议手册封面设计稿）
首先是会议议程的改变。原计划与年会套开的揭阳一中国际教育研讨会会前因故取消，会议当天由揭阳市政府另行召开产业引进座谈会。会议议程一改变，与会人员参会情况也大幅度变动，联络、接待、物资统筹、用餐安排等一系列会务工作都需要迅速协调后进行调整。其次，与会人员直到会议前夕还一直有变动，所以会议手册上的有关名单排版一直到会议前夕才确认（会议手册封面先印，内页是会议当天上午印后装订的）。为确保物资准备、宴席统筹等工作能顺利开展，秘书处的联络组将统计参会人数做到精准统计，实时更新，为各版块会务提供数据支撑。即使这其中存在很多变数，小伙伴们也不辞辛劳一遍一遍更新和统计总人数，精准到每个代表团参会的具体人数和具体名单。所以，会议当天每位校友看到的会议手册内容都是历经无数次修改之后最准确的版本！会上，为会议捐赠物资的热心校友66届陈晓华边翻看着会议手册边由衷称赞：“秘书处把这次年会会务工作做得真仔细、真专业！会议议程、演出节目单等都写得很详细，连与会人员都有具体名单，这样子很方便我们翻阅，了解活动情况。”
（会议手册内页设计稿）
7月15日晚上，各版块负责人连夜开会，把年会当天的现场会务一览表、会议手册、宴席座位安排表、大合影站位表、嘉宾席名单、签到表、抽奖券等文件终稿确定下来。第二天早上，秘书处的小伙伴需要将这些文件打印出来。为了确保工作人员能够及时拿到文件，小伙伴要穿过广外校园，步行1.1公里来到北门，那里是打印店较为集中的地方，将电子文件交给他们打印后，最终赶在8:47将上午需要用到的资料送达酒店。
（年会手册内容实时更新，活动当天一早去打印）
（现场会务一览表）
最重要的文件是年会手册，这份文件共需220份。而年会手册由于印制后还需要骑马订，装订效果类似于小册子。为了确保装订效果，秘书处小伙伴一直在打印店跟进，由于工作量大，直至午后才装订好。下午2点时分，天下起了倾盆大雨，秘书处安排专车运送，赶在与会人员到达会场前，把手册分发到每个座位上。所以，当大家看到座位上摆放整齐的会议手册，很多人都不知道封面是提前印制好，内页是凌晨3点定稿，不久前才装订好的。
（会议手册实物图）
用心做接待，满满32赞！
7月15日，母校老师团和远道而来的兄弟校友会代表团提前到达广州。（广州校友会安排了专车接送，在此再次感谢为本次年会提供专车和司机服务的58届邢映彪和66届陈晓华两位热心校友。）秘书处联络组的小伙伴们一丝不苟地做好接待工作，从接机、接车到酒店入住都有秘书处的小伙伴跟随，全程无缝衔接。早在会前一个多月秘书处与酒店方对接时，我们就得知7月15日完善酒店有大团入住，房间十分紧张，这也给会务增加了难度。之所以提前做好会议回执统计，除了有为各方面会务提供数据支撑的目的之外，这也是其中一个直接的影响因素。15日下午，副会长65届王立伟校友带领的接待游览小组邀请母校老师游览素有“广东民间工艺博物馆”之称的陈家祠。母校校友联络办主任金书宏老师接受记者组采访时，不停地称赞：秘书处的小伙伴们做事很认真，也很贴心。广州校友会人多力量大，做事都有板有眼，作为老师都感到很欣慰。
（母校老师们游览陈家祠后合影留念）
16日上午，王立伟副会长带领几个小伙伴一起带母校老师们、部分兄弟校友会代表游览了“羊城之肺”白云山。天公作美，夏晨灿灿，观光团队从白云山南门进入景区，乘坐观光缆车到达广场，随后游览了白云山胜景鸣春谷，一路上欢声笑语，近可听鸟语蝉声，远可望羊城佳景，气氛如同渐渐高升的艳阳，十分热烈。考虑到天气炎热多变，游览接待小团队为每位嘉宾都配送了饮用水、毛巾等登山物品。老师们不断称赞：“广州校友会的小伙伴们都很贴心，我们心里感到非常温暖。”负责医疗保障的校友医生也全程同行。工作人员的细心及服务，也获得了母校老师们及兄弟校友会名副其实的“32个赞”。
（白云山游览中老师们和校友们交谈甚欢）
一中人办会，就要体现咱一中广州校友会的高水平
秉承“简朴、务实”的办会风格，广州校友会在承办本次年会中能简则简，不铺张，不浪费。会前发布经费、物资募集通知后，得到广大热心校友的大力支持，本次活动经费及酒水、礼品、奖品等物资得到26位热心校友及友好人士的大力支持。会议期间泡的茶是校友企业出品，酒水也是热心校友赞助，装礼品的环保袋是热心校友捐赠等等。为了保持会场的整洁有序，我们引导与会嘉宾、代表把礼品先行放到酒店房间或车上。广州一中人的热情好客让与会嘉宾、代表们备受感动。
（鸣谢企业及logo配图）
15日上午，物资组小伙伴们一早就到会场接收并整理物资，采用流水线作业的形式将礼品分类入袋，忙乎了整整一天。已经整理好的礼品袋堆满了储物间，部分物资还得搬进工作人员的房间。
（物资整理现场图片，工厂出货既视感）
另外，还有16日一早从从化果园送来的新鲜摘下的岭南佳果桂味荔枝，摆上餐桌可都是满满的诱惑！
（新鲜欲滴的岭南佳果真心赞！）
由于部分与会嘉宾、代表远途而来，秘书处参照举办重大活动的做法，会议期间全程安排校友医生做好医疗保障。期间母校一位老师肠胃不适，校友医生及时到位，送上服用药品，让这位母校老师感受到满满的暖意。
（本年度最长温馨提示，满满的都是爱呀）
拍年会大合照时，由于提前派发站位表，而且现场指挥得当，我们从站位到合影完成只用了十分钟！高效有序的合影过程也是相当愉悦。
会议当天，宴席统筹组的工作人员也闲不下来。一边要统筹好工作人员用餐安排，还要实时跟进上菜速度，协调服务员及时增添茶水等等，确保在细节上都要保持完美。
竭诚为校友服务，做出色的一（fu）中（wu）人（yuan）
最后的最后，广州校友会艺术团的精彩演出让整个年会活动锦上添花。校友们高水准的演出不亚于职业表演者，参演的校友几乎都是2014年广州校友会《同窗叙》新年音乐会的原班人马。这次活动再次让广州校友会艺术团声名远播。汕头校友会代表68届蔡雪敏校友在会后接受记者组采访时说道：去年我们汕头校友会承办年会时准备时间比较仓促，很多会务细节没有广州校友会做得这么好。我们利用独特的优势举办了烟花盛宴，而广州这边即使是由于客观条件只能在室内举办活动也能发挥自己的特色，这场晚会表演很棒！要向广州校友会学习！
（你们负责开心看表演，我们只负责美）
会后反馈：感动校友的那些事儿~
年会结束后，大家都欢欢喜喜而归。当天晚上开始，联络组就陆陆续续收到各地校友会发来的对广州校友会秘书处工作的高度评价和称赞。惠州校友会代表称赞道：“广州校友会组织水平真的高大上，至少是达到省级以上水平，我们要向你们好好学习！”母校工作主席潘容贞老师也发来短信称赞：“谢谢广州校友会的大力支持和强有力的秘书处的周密部署，大会各方面都很成功！”揭阳市副市长林丽娇也对广州校友会的工作给予肯定评价：“这次活动组织得很成功！内容丰富多彩！气氛活跃，场面大气，接待周到，影响力大！”
（兄弟校友会发来的反馈截图）
更有艺术团校友因为一条遗落在会场的吉他音频线失而复得，对秘书处工作人员工作之细致表示称赞，还特意发来自己亲笔的日记表示感谢。
（感谢日记截图，注：林琼普系一中78届校友）
后续工作完善，为大会画上一个漂亮的句号
会议当天活动结束后，后续工作还得继续开展，各小组还要各司其职将最后工作完成。物资组要整理好会议剩下的所有物资，部分还要留作以后循环使用；摄影组要整理好会议前后的相关图片，不仅要配合记者组配图，还需要协调好大合照的后期处理和冲洗工作；宴席组要跟酒店对接好所有开销费用以及物资设备等的数量；联络组要跟进各兄弟校友会返程情况和收集反馈意见；记者组要安排会议报道和花絮报道；财务组要撰写财务报告，等等。
（瞧这报道的阵容，广州校友会的实力可不是盖的！）
在会议正式报道推送之后，很多校友都自觉进行转发和评论。阅读量接近4000，点赞数100+。小编在后台看得心里满满的都是感动啊！
（部分评论截图）
为了继续提升办会水平及传承办会经验，广州校友会秘书处已经在分各会务版块总结经验，下一步将编制《揭阳一中广州校友会秘书处大中型活动会务指南》。哇，看到这真必须为秘书处的小伙伴点赞！
（来，让我们先为自己点个赞！）
（年会手册附录工作人员名单）
幕后小花絮到此也讲得差不多了，能耐心把全部看完的绝对是真爱！年会虽已过去许久，但那一幕幕仿佛就在昨天。广州校友会秘书处小伙伴们心往一处系、力往一处出的团结友爱是否深深打动了你？如果你想加入这个团队，那就来吧！揭阳一中广州校友会秘书处欢迎您！（申请加入秘书处请联系：90届郑夏婉，13824476043。）
（撰稿：90届蔡洁璇；配图：90届蔡洁璇、89届李秋奋、88届徐晓虹；审定：79届杨研书；网络发布：90届蔡漫瑶）
附录：工作小组会后感言
联络接待组：会务无最佳，但我们全力以赴。用百分之一万的努力，换您满意的笑容。
布场组：别出心裁的设计灵感来源于对母校一中的深深情意，精心布置的活动现场体现了一中人办会的浓浓情怀。高端大气上档次的校友总会年会，我们要让大家都知道，这个会场被我们一中校友会承包了！
酒店对接组：用心去掌握每个细节，每一位代表的出席与否都牵动着我们的心。为与会代表采购最好的房间价格，洽谈合理高性价比的菜单，以最省的预算实现高质量的住宿、用餐、会议体验是我们的第一宗旨！
引导组：用微笑与热情迎接每一位与会嘉宾、代表，真挚的问候，用心的指引，一条绶带，承载的是对一中浓浓的情意。
签到组：签到表上，每一个来宾名字的背后，是我们校对到凌晨3点的一丝不苟；专属胸卡，每一种特殊颜色的背后，是我们对每位来宾的尊敬与重视；温暖笑容，每一次点头致意的背后，是我们对每位参会者的诚挚欢迎。
宴席统筹组：在400来方的宴会厅里，有多少次起筷，就有多少次席间巡视；有多少遍举杯，就有多少遍服务敦促。您对菜品的称赞，凝结着我们对菜单的严格甄选；您对宴会的满意，汇聚着我们对座位安排的细致把关。超过15000／天的步数，应该足以表达我们对宴席统筹工作的认真态度。
入住接待组：在您到达酒店之前，耐心是对酒店住宿每个细节的沟通，体现在一张张编排严谨的住宿登记表中；
在您到达酒店之时，贴心是为嘉宾、代表们开启的绿色通道，体现在简化的入住登记手续中；
在您离开酒店之后，细心是对房间清查的监督，体现在对嘉宾们遗留物品的负责到底中。
我们所做的一切，都是为了让您以最好的状态，精神饱满地参加盛大的年会！
物资统筹组：会前物资入库登记，会中严守把关物资出库，会后仔细整理清点。物资统筹工作，我们挥洒汗水。一瓶瓶冰泉、一杯杯酒、一袋袋礼包，都饱含着热心校友的浓浓心意，传递着友好人士的暖暖情谊。我们的辛勤付出，只为与会嘉宾、代表们的乘兴而来、尽兴而归！
游览接待组：邀君同赏云山珠水，江山如画，一时多少感慨，直将珠水当榕水；携友畅聊情谊师恩，人生若驹，半世忽然而已，恍若昨天是今天。
医疗保障组：自从广州校友会恢复活动以来，生活中多了更多美好的经历。校友会为医务人员专门成立了“医生节”，使人倍感温暖，斗志昂扬。能参与此次大会的医疗保障组深感荣幸，同时倍感紧张。不过，当大会圆满结束，各位师长、兄弟姐妹们愉悦离去时，我们总算可以松口气。令人高兴的是，与会嘉宾、代表们多数身体健康，除了有一位母校老师肠胃稍有异常发出求助外，我们几乎处于“无为”状态。未来我们将更加努力，为解决校友的医疗问题略尽绵薄之力。愿校友会越办越好，犹岐山之青，如榕水之长。
摄影录像组：对焦真情流露，录下时光掠影，定格最美最真一中情。
记者报道组：笔尖记录盛况，镜头见证感动。是这一中师生情，是这一中校友情，让我们激情飞扬！我们跟进年会整个活动的每一个方面，记下盛会之中每个感动的瞬间。会前构思、会中记录、会后采访，为了更全面更准确的报道，不辞辛劳多次改稿。只愿——用最质朴的文字，传最真诚的情感。